Информация за партньорите и контрольорите за първо ниво на контрол

Информация за партньорите и контрольорите за първо ниво на контрол

От Министерство на регионалното развитие и благоустройството

ИНФОРМАЦИЯ ЗА ПАРТНЬОРИТЕ И КОНТРОЛЬОРИТЕ ЗА ПЪРВО НИВО НА КОНТРОЛ

по Програмата за трансгранично сътрудничество „Интерpег V-A Гърция - България“ 2014-2020 г.

октомври 2021 г.

Процедура за извършване на Първо ниво на контрол (ПНК) по Програмата за трансгранично сътрудничество „Интерpег V-A Гърция - България“ 2014-2020 г.

Процедурата по определяне на контрольор за осъществяване на ПНК по програмата се извършва в съответствие с разпоредбите на Раздел 2, чл. 7, ал. 2, т. 1 от Постановление № 247 на Министерския съвет от 14 август 2014 г. за определяне на условията и реда за назначаване на български и чуждестранни граждани в съвместните структури за подпомагане на изпълнението и за определяне на системата за осъществяване на първо ниво на контрол по програмите за териториално сътрудничество на Европейския съюз, в които Република България участва за периода 2014 - 2020 г.

За програмен период 2014-2020 г., ПНК се осъществява от Изпълнител, избран по реда на Закона за обществените поръчки (ДЗЗД „Гърция-България 2015“), като кореспонденцията с партньорите и контрольорите се извършва по поща и/или по електронен път с електронен подпис.

Процедурата включва следните основни стъпки:

Стъпка 1

Всеки български бенефициер, включително и когато е водещ партньор, подава до Националния орган (НО), Дирекция „Управление на териториалното сътрудничество“ (Д УТС), по пощата на хартиен носител или по електронен път на:  e-tcm@mrrb.government.bg, попълнени по образец: Искане за извършване на проверка за първо ниво на контрол на направените и платени  разходи за съответен отчетен период (Приложение 1), Декларация за липса на двойно финансиране (Приложение 1.2) и разпечатана от електронната система (MIS) попълнена таблица с разходите (Annex 8.2_b_T4_Table of verified expenditure).  Annex 8.2_b_T4_Table of verified expenditure не е приложим за бенефициерите, изпълняващи проекти по 5-та покана за набиране на проектни предложения.

Указания по отношение на изискванията и времевия график за ПНК по програмата се намират в Наръчника за изпълнение на програмата и на проекти (Programme and Project Implementation Manual), и Приложение IV към него - Наръчник за управление на верификациите (Guidance on management verifications), публикувани на интернет страницaтa на програмaтa, съгласно които периода за отчитане на разходите е 3 месеца (считано от датата на стартиране на даден проект). Исканията за ПНК от всички партньори по даден проект се подават индивидуално, по възможност едновременно или в рамките на последната седмица от периода. Индивидуалното искане за ПНК за даден тримесечен отчетен период може да бъде подадено, когато разходите на съответен партньор надхвърлят 10 000 евро. В противен случай направените разходи се прехвърлят за отчитане към следващ тримесечен период.

Искането се регистрира с входящ номер в деловодната система на МРРБ. В срок от 2 (два) работни дни от постъпване на искането, служител от отдел „Програми ИНТЕРРЕГ“ на Дирекция УТС изпраща по електронен път до Изпълнителя на ПНК Заявка за изпълнение на проверката (Приложение 2).

В срок от 2 (два) работни дни от датата на съгласие за изпълнение на ПНК, сформираният екип от експерти следва да се представи по електронен път сканирани подписани Декларации за липса на конфликт на интереси (Приложение 3). В случай, че при някой от ключовите експерти се констатира наличие на конфликт на интереси или обективна невъзможност за извършване на проверката, той се заменя с друг ключов експерт.

Експерт от отдел Програми ИНТЕРРЕГ, изпраща по електронен път Писмо – сертификат до бенефициера, с копие до Изпълнителя на ПНК, с което уведомява бенефициера за определения екип от експерти, който ще извърши верификацията. (Приложение 4).

Стъпка 2

В резултат на всяка извършена проверка, ръководителят на екипа за ПНК следва да представи в Дирекция УТС и на съответния бенефициер електронно копие на пакета от документи за извършеното ПНК, както следва:

Приложение  6 съдържащо:

• Приложение 6.1 Списък с верифицираните разходи
• Приложение 6.2 Сертификат за верифицираните разходи
• Приложение 6.3 Доклад ПНК
• Приложение 6.4 Контролен лист за ПНК
• Контролен лист за проверка на индикатори за измама /red flags

Приложение 7 - Контролни листове за проверка на процедурите по възлагане на обществени поръчки

Приложение 8 - за резултатите от контрола на първо ниво, свързани с финансови корекции (Представя се само в Дирекция УТС).

В допълнение, изпълнителят следва да представи в Дирекция УТС на електронен носител сканирани копия на всички документи. Електронните копия на оригиналните файлове от проверката, техните подписани и сканирани копия, както и сканираните документи на бенефициера следва да са подредени на електронния носител така, че да позволяват бърза проверка на съответствието на сканираните документи и тяхното описание съгласно специфичните изисквания на програмата. Разходооправдателните и подкрепящи документи се прилагат в получения от бенефициера формат - без положен печат за верифициране, придружени с декларация от Изпълнителя на ПНК, че същите са идентични с верифицираните оригинали. Докладът и приложенията следва да бъдат подписани от ключовите експерти, участвали в екипа, извършил ПНК, а също така подписани и подпечатани от Изпълнителя (ДЗЗД „Гърция-България 2015“) или негов упълномощен представител. Докладът от  извършената проверка следва да бъде представен на НО чрез деловодството на МРРБ в срок до 10 работни дни от възлагането на ПНК, като срокът започва да тече от датата на изпращане на сертификата до бенефициера.

При невъзможност поради обективни причини ПНК да се извърши в рамките на посочените 10 работни дни, изпълнителят следва обосновано да поиска по електронен път от възложителя разрешение за удължаване на срока.

В неотложни случаи възложителят може да определи и по-кратък срок за предоставяне на услугата (но не по-малко от 3 работни дни).

В случай, че Изпълнителят на ПНК е отказал да верифицира разходи поради наличие на съмнение за нередност, същият подава отделно от доклада от извършеното ПНК Уведомление за съмнение за нередност до НО (Приложение 5).

Образци на документи за определяне на контрольор по Програмата за трансгранично сътрудничество „ИНТЕРPЕГ V-A Гърция - България“2014-2020 г.(приложени по долу):

• Приложение 1 Искане за извършване на първо ниво на контрол (Request for performing first level control). Приложение 1.1 се попълва в случаите на проведени обществени поръчки от бенефициера
• Приложение 1.2 Декларация за липса на двойно финансиране
• Приложение 2 Заявка за изпълнение на проверката (Приложение IV.1 от Наръчник на Националния орган за управление на програми ИНТЕРРЕГ)
• Приложение 3 Декларация за безпристрастност и липса на “конфликт на интереси” (Приложение IV.2 от Наръчник на Националния орган за управление на програми ИНТЕРРЕГ)
• Приложение 4 Сертификат за определяне на контрольор (Приложение IV.3 от Наръчник на Националния орган за управление на програми ИНТЕРРЕГ)
• Приложение 5 Уведомление за съмнение за нередност
• Приложение 6.2 Сертификат за верифицираните разходи (Annex 8.2_b_T1 Certificate of verified expenditure)
• Приложение 6.3 Доклад ПНК (Annex 8.2_b_T3 Verification Report)
• Приложение 6.4 Контролен лист за ПНК (Annex 8.2_b_T2 Verifications Control Checklist)
• Приложение 6.5 Контролен лист за проверка на индикатори за измама /red flags
• Приложение 7 Контролни листове за проверка на процедурите по възлагане на обществени поръчки
• Приложение 8 (Annex to the First Level Control Report related to the financial corrections)

При наличие на промяна на декларираните в одобрената апликационна форма обстоятелства по отношение възстановяването на ДДС следва да се представи Удостоверение за регистрация по ЗДДС и документ от НАП за промяна на статуса по ЗДДС

1. Проверка на процедури за възлагане и определяне на изпълнител по реда на Закона за обществените поръчки/ЗУСЕСИФ/ ПМС № 118 от 2014 г./ ПМС № 160 от 2016 г. от страна на партньор/и по даден проект

При проверка на процедура за възлагане партньорът изготвя и представя на контрольора обобщена справка по образец (Приложение 7.1), попълнена и подписана от партньора (в качеството му на възложител) за проведени процедури със сходен предмет за съответната календарна година, както и график за планираните по проекта процедури. Контрольорите извършват проверката с попълване на приложимия за съответната процедура контролен лист (Приложение 7).

Образци:

• Контролни листа за проверка на процедури за възлагане и определяне на изпълнител от бенефициентите (Приложения от 7.2 до 7.20) – за ползване от контрольорите.
• Справка към Контролен лист за последващ контрол на обществени поръчки, и процедури възложени в резултат на проведена процедура по реда на Закона за обществените поръчки/ЗУСЕСИФ/ ПМС № 118 от 2014 г./ ПМС № 160 от 2016 г. (Приложение 7.1) – за ползване от партньорите.

1. Процедура по обжалване

При издаване на Сертификат за верифицираните разходи, контрольорът преценява дали има нарушения на правилата за провеждане на обществени поръчки, както и недопустими разходи. В случай, че бъдат установени такива, контрольорът следва да изключи от верификация и съответно да впише като недопустим разход сумата, съответстваща на максималната стойност на процентния показател на финансовата корекция за дадената нередност, предвиден в Наредбата за посочване на нередности, представляващи основания за извършване на финансови корекции, и процентните показатели за определяне размера на финансовите корекции по реда на Закона за управление на средствата от Европейските структурни и инвестиционни фондове, приета с ПМС  № 57 от  28 март  2017 г, но само върху размера на засегнатите в дадения отчетен период разходи. Налагане на финансова корекция върху верифицирани разходи от предходни отчетни периоди се извършва от УО, а не от контрольорите ретроактивно. Контрольорът следва да попълни Приложение 8 и да подаде отделно Уведомление за съмнение за нередност към Националния орган. Допустимите разходи се включват в следващо искане за верифициране на разходи след получаване на окончателното становище на НО.  

В случай, че бенефициерът не е съгласен с наложените финансови корекции и неверифицирани разходи от контрольора, той има възможност да възрази до НО, като изложи всички факти и обстоятелства, касаещи неверифицираните разходи.

Уведомлението за съмнение за нередност от страна на контрольора/ жалбата на бенефициера се анализират от страна на Националния орган съгласно предвидената в националното законодателство процедура (в срок не повече от 3 месеца, считано от следващия ден след датата на регистриране на уведомлението за нередност/жалбата в МРРБ).

Националният орган финализира анализа на случая с издаването на предварително решение, в което се описват засегнатите разходи и причините за одобрение или отхвърляне на нередността/жалбата. Националният орган уведомява бенефициера за предварителното си решение, като му предоставя възможност да представи възражение. Въз основа на получените документи, Националният орган формира своето окончателно становище по случая.

В случай, че жалбата е частично или напълно приета, засегнатите разходи следва да бъдат включени от бенефициера в следващо искане за верификация на разходи, заедно с документите към жалбата (становището на НО и съпътстващите документи).

В случай, че бенефициерът реши да оттегли жалбата, това може да се направи в срок до 5 работни дни от датата на регистриране на жалбата в МРРБ.

След установяване/налагане на финансова корекция от страна на НО, тя става задължителна за изпълнителя на ПНК. В случай на искане за верифициране от страна на бенефициера на други разходи по засегнатата процедура, Изпълнителят на ПНК следва да валидира разхода в съответствие с процента на наложената финансова корекция.

1. Публикуване на документация за избор на изпълнител на Единния информационен портал:

Съгласно Закона за управление на средствата от Европейските структурни и инвестиционни фондове /ЗУСЕСИФ/, глава 4 „Специални правила за определяне на изпълнител от бенефициери на безвъзмездна финансова помощ“, чл. 50, ал. 1, бенефициерите, които не са възложители по смисъла на Закона за обществените поръчки /ЗОП/, определят изпълнител след провеждане на процедура за избор с публична покана при спазване принципите на свободна и лоялна конкуренция, равнопоставеност и недопускане на дискриминация. Процедура за избор с публична покана се провежда при съобразяване на праговете, определени в ЗУСЕСИФ.

Бенефициерът има задължението да публикува на Единния информационен портал (https://www.eufunds.bg/) публичната покана за определяне на изпълнител за дейностите по строителство, услуги и/или доставки на стоки – обект на обществената поръчка. Публикуването не е директно, а се осъществява от Националния орган по програмата (НО).

Предвид действащото към момента ПМС № 160/01.07.2016 г. за определяне правилата за разглеждане и оценяване на оферти и сключването на договорите в процедурата за избор с публична покана и по аргумент от § 4, ал. 1 от Преходните и заключителни разпоредби на постановлението, бенефициерите по програмите за европейско териториално сътрудничество, в които Република България участва, нямат задължението да публикуват публичната покана в Информационната система за управление и наблюдение на средствата от ЕС в България 2020. /ИСУН/

Публикуване на обявата

При предстояща процедура за избор на изпълнител бенефициерът следва да изпрати цялата документация до Райна Попова и Ася Христова, отдел „Програми ИНТЕРРЕГ“, Дирекция УТС на съответните електронни адреси: RPopova@mrrb.government.bg, mttoteva@mrrb.government.bg, тел. за връзка 02/ 9405 548; 02/ 9405 545

Документите следва да се изпращат по електронна поща само от адреса за официална кореспонденция, посочен от бенефициера, и да съдържат следната минимална информация на български език:

1.Име на бенефициера и код на проекта;

2.Описание на предмета на поръчката;

3.Срока за подаване на офертите.

Поканата заедно с цялата документация следва да се изпрати във формат PDF, като всеки документ трябва да е сканиран отделно и наименуван. Всички документи се архивират в една обща папка. След публикуването, НО изпраща електронно потвърждение на бенефициера и линк към публикацията в портала.

Документацията за избор на изпълнител, изготвяна от бенефициери по програмите за териториално сътрудничество, не подлежи на предварителен контрол от страна на Дирекция УТС. Отговорността за спазването на сроковете и съдържанието на публичната поканата е изцяло на бенефициера.

1. Национално съфинансиране на български партньори в Програмата за трансгранично сътрудничество „ИНТЕРPЕГ V-A Гърция - България“ 2014-2020 г.

След подписване от водещия партньор на договор за безвъзмездно финансиране от ЕФРР (Договор за субсидия) с Управляващия орган на програмата, всеки български партньор представя на Националния орган публикуваните на интернет страницата на МРРБ документи – формуляри, необходими за подписване на договори за съфинансиране. След административна проверка от НО, удостоверяваща съответствието на документите, всеки български бенефициер подписва договор, с който се определят редът и условията за предоставянето на национално съфинансиране. Договорът за национално съфинансиране се изготвя в три оригинала от страна на Националния орган. Българските партньори, които искат да им бъде предоставено национално съфинансиране, следва да подпишат договор с МРРБ до 1 година от датата на финалното плащане на средствата от ЕФРР.

След подписване на договора за национално съфинансиране, Дирекция УТС приема представените от партньорите Искания за плащане в оригинал, по образец и документи, свързани с плащането (публикувани на интернет страницата на МРРБ).

Плащанията на средствата за национално съфинансиране са авансово (до 80% от стойността на общите допустими разходи на партньора по сключения договор за национално съфинансиране) и финално (определено на базата на сертифицираните разходи на партньора след приспадане на отпуснатото авансово плащане).

Плащането на средствата за национално съфинансиране за договори, подписани след края на периода за изпълнение на проекта е еднократно, въз основа на сертифицираните и договорените средства за национално съфинансиране.

Въпроси, свързани с подготовка на договори националното съфинансиране и искания за първото ниво на контрол по Програмата „ИНТЕРPЕГ V-A Гърция - България“2014-2020 г. могат да бъдат задавани на:

Райна Попова

тел: +359 2 9405 548

RPopova@mrrb.government.bg

Валентин Трифонов

тел. +359 2 9405 552

VTrifonov@mrrb.government.bg

Информационно звено по Програмата, офис София

Димана Садонкова

Тел: +359 2 9405 557

DSadonkova@mrrb.government.bg

Информационно звено по Програмата, офис Смолян

Величка Костадинова

Тел: +359 (0)301 81209

VKostadinova@mrrb.government.bg